Tiedonkulku – OPH:N OHJEET

Lainsäädäntö erottaa toisistaan oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa säädetyn yksilökohtaisen opiskeluhuollon ja perusopetuslaissa säädetyn oppimisen ja koulunkäynnin tuen.

Opiskeluhuoltolain mukainen yksilökohtainen opiskeluhuolto ja perusopetuslain mukainen oppimisen ja koulunkäynnin tuki eroavat oikeudellisesti toisistaan.

  • Molemmissa lähtökohtana on yhteistyö ja vuorovaikutus oppilaan ja huoltajan kanssa.
  • -Yksilökohtainen opiskeluhuolto perustuu kuitenkin aina vapaaehtoisuuteen; kun taas oppimisen ja
  • koulunkäynnin tuki ei edellytä oppilaan tai huoltajan suostumusta.

Oppimisen ja koulunkäynnin tuki

Oppimisen ja koulunkäynnin tuen toteuttaminen edellyttää monipuolista yhteistyötä oppilaan ja huoltajan kanssa. Kotiin ollaan aina yhteydessä, kun huoli oppilaan oppimisesta ja koulunkäynnistä herää ja oppilaan tukea lähdetään suunnittelemaan. Oppilaalla on oikeus riittävään oppimisen ja koulunkäynnin tukeen heti tuen tarpeen ilmetessä. Perusopetuslaissa säädetyn tehostetun ja erityisen tuen antaminen edellyttää yhteistyötä opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa seuraavissa tilanteissa:

  • tehostetun tuen aloittaminen ja järjestäminen käsitellään moniammatillisesti yhteistyössä opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa (PoL 16 a §, 30.12.2013/1288)
  • ennen erityistä tukea koskevan päätöksen tekemistä tehdään opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa moniammatillisena yhteistyönä selvitys oppilaan saamasta tehostetusta tai erityisestä tuesta ja oppilaan kokonaistilanteesta. Näiden perusteella tehdään arvio erityisen tuen tarpeesta. Nämä kolme muodostavat pedagogisen selvityksen.

Oppilaan tai huoltajan suostumusta ei välttämättä tarvita oppilaan asian käsittelyyn edellä mainituissa tapauksissa.

Moniammatillisuuden toteutumiseksi tähän käsittelyyn osallistuu aina muitakin tuen ammattihenkilöitä kuin opettajia tai rehtori. Moniammatillisuuden kriteeri toteutuu silloin, kun asian käsittelyyn osallistuu opetushenkilöstön lisäksi käsiteltävän asian mukaan kouluterveydenhuoltoa ja/tai psykologi- ja kuraattoripalveluja edustavia jäseniä.

Oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvä opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa tehtävä moniammatillinen yhteistyö ei kuulu yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon. Tästä syystä oppimisen ja koulunkäynnin tuen edellyttämää moniammatillista yhteistyötä opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa ei toteuteta oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisessa asiantuntijaryhmässä.

Oppimisen ja koulunkäynnin tuen edellyttämään moniammatilliseen yhteistyöhön osallistuvat ammattihenkilöt harkitaan tapauskohtaisesti. Mukana ovat vain ne opettajat ja muut asiantuntijat, joiden työtehtäviin oppilaan tuen suunnittelu tai toteuttaminen kulloinkin kuuluu. Jos koulussa esimerkiksi työskentelee kaksi erityisopettajaa, asian käsittelyyn osallistuu vain se erityisopettaja, joka opettaa kyseistä oppilasta tai jonka tehtäviin oppilaan tukeminen kuuluu.

Edellä kuvatun lakisääteisen yhteistyön toteuttamistavasta ei ole tarkempia säännöksiä. Yhteistyö voidaan toteuttaa esimerkiksi konsultoimalla opiskeluhuoltopalvelujen asiantuntijaa, jonka työtehtäviin oppilaan asia kuuluu. Jos oppilaan tilanteen selvittäminen ja tarvittavien toimenpiteiden harkinta edellyttää monipuolisempaa asiantuntemusta, asian käsittelyä varten voidaan koota laajempi ryhmä. Ryhmä kootaan tapauskohtaisesti. Koulun pedagogisena johtajana rehtori voi tarvittaessa olla ryhmän jäsenenä.

Yksilökohtainen opiskeluhuolto oppimisen ja koulunkäynnin tuen rinnalla

Yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon kuuluvat kouluterveydenhuolto, psykologi- ja kuraattoripalvelut sekä monialaisen asiantuntijaryhmän tuki. Niillä voidaan täydentää oppilaan saamaa yleistä, tehostettua tai erityistä tukea. Esimerkiksi tehostettua tai erityistä tukea saavalle oppilaalle voi olla tarpeen tehdä psykologinen tutkimus tai kuraattorin laatima sosiaalinen selvitys.

Toisin kuin oppimisen ja koulunkäynnin tuki, yksilökohtainen opiskeluhuolto perustuu vapaaehtoisuuteen ja edellyttää oppilaan tai tarvittaessa huoltajan suostumusta. Suostumus tarvitaan myös monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen.

Tuen kirjaaminen asiakirjoihin ja oikeus salassa pidettäviin tietoihin

Oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvät asiat kirjataan perusopetuslain ja opetussuunnitelman perusteiden edellyttämällä tavalla eri asiakirjoihin. Asiakirjat ovat salassa pidettäviä, ja niihin sisältyviä tietoja voivat saada vain kyseistä oppilasta opettavat opettajat ja muut tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt. He voivat saada tietoja siinä laajuudessa kuin he työtehtävissään tarvitsevat. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa laajemmin huoltajan suostumuksella.

Pedagogisessa arviossa ja selvityksessä arvioidaan oppilaan tuen tarvetta; oppimissuunnitelmassa ja HOJKSissa kuvataan tuen toteuttaminen ja järjestäminen. Oppimisen ja koulunkäynnin tuen asiakirjoihin voidaan sisällyttää maininta, että oppilas on ohjattu hakeutumaan opiskeluhuoltopalvelujen piiriin. Asiakirjoihin ei voi kirjata ohjaamisen syitä eikä palveluihin liittyviä toimenpiteitä.

Tehostetun tuen aloittaminen ja järjestäminen käsitellään moniammatillisesti yhteistyössä opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa, ja kirjataan opetuksen järjestäjän päättämällä tavalla, esimerkiksi pedagogiseen arvioon. Myös oppilaan palaaminen tehostetusta tuesta yleiseen tukeen käsitellään ja kirjataan samalla tavalla. Pedagogiseen selvitykseen kirjataan opiskeluhuoltopalvelujen ammattihenkilöiden kanssa moniammatillisena yhteistyönä tehty selvitys oppilaan saamasta tehostetusta tuesta ja oppilaan kokonaistilanteesta.

Opetuksen järjestäjän on annettava opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot oppilaan kanssa työskenteleville, jotta oppilaan perusopetuslain 30 §:n mukainen oikeus oppimisen ja koulunkäynnin tukeen toteutuisi. Jos oppilaalla on esimerkiksi lukemisen pulmia, on kaikkien niiden opettajien, joiden oppiaineissa tarvitaan vähänkin lukemista, saatava tieto oppilaan vaikeudesta. Lisäksi he tarvitsevat omaa työtään varten tietoa siitä, kuinka oppilaan yksilölliset tarpeet tulee ottaa huomioon ja kuinka oppilasta tulee tukea. Opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömien tietojen luovuttaminen ei edellytä huoltajan suostumusta. Huoltajalta tulee kuitenkin pyytää yksilöity lupa tietojen siirtoon silloin, kun halutaan luovuttaa muutakin kuin välttämätöntä tietoa.

Oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen, tapauskohtaisesti koottavan monialaisen asiantuntijaryhmän työssä kertyvät tiedot kirjataan opiskeluhuoltokertomukseen. Kirjaamisesta säädetään oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa. Tiedot ovat salassa pidettävä. Opiskeluhuoltokertomukseen voidaan kirjata tieto, että oppilas saa oppimisen ja koulunkäynnin tukea, tai tieto, että tuen antamista selvitetään.

Keskustelusta ja konsultaatiosta

Opettaja saa keskustella oppilaan asiasta muiden opettajien tai niiden asiantuntijoiden kanssa, joiden työtehtäviin oppilaan oppimisen ja koulunkäynnin tuen suunnittelu tai antaminen liittyy. Keskustelu rajautuu tietoihin, jotka ovat tarpeellisia opetuksen tai oppimisen ja koulunkäynnin tuen suunnittelussa ja käytännön toteuttamisessa. Keskustelun tarkoituksena on varmistaa, että oppilas saa oikea-aikaista ja riittävää tukea. Opettaja voi työnsä tueksi tarvita esimerkiksi erityisopettajan tai koulupsykologin antamaa konsultaatiota. Oppimisen ja koulunkäynnin tuen yhteydessä konsultaatiota voidaan tarvittaessa tehdä myös siten, että oppilaan nimi tulee ilmi, vaikka konsultaatiossa käsiteltäisiin salassa pidettäviä asioita. Tällöin konsultaatioon osallistuvat harkitsevat, mitkä tiedot ovat oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämiä välttämättömiä tietoja.

Laki ei edellytä edellä kuvatun keskustelun kirjaamista asiakirjoihin, mutta joskus henkilökohtaisten muistiinpanojen laatiminen on tarpeen. Jos jokin myöhempi toimenpide tai päätös pohjautuu asiantuntijan näkemykseen, tulee se kuitenkin kirjata. Muistiinpanoja ei arkistoida, vaan ne hävitetään kun niitä ei enää tarvita. Jos kyse on konsultaatiosta, kirjaa esimerkiksi psykologi opettajalle antamansa konsultaation tarvittaessa omaan potilasrekisteriinsä.

Koulun henkilöstö on vaitiolovelvollinen tiedoista, jotka he työssään saavat oppilaasta ja perheestä. Henkilöstö ei saa ilmaista näitä tietoja sivullisille. Sivullisia ovat koulun ulkopuolisten toimijoiden lisäksi ne koulun henkilöstöön kuuluvat, jotka eivät työskentele oppilaan kanssa. Vaitiolovelvollisuus säilyy myös sen jälkeen, kun palvelussuhde on päättynyt.

Salassapito, tietosuoja ja tietojen säilyttäminen varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa

Olemme koonneet tälle sivulle ohjeistusta salassapitoon, tietosuojaan ja tiedon säilyttämiseen liittyen.

Oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta on jokaisen perusoikeus ja lähtökohtaisesti kaikki viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Myös oikeus yksityisyyteen eli yksityiselämän ja henkilötietojen suojaan ovat perusoikeuksia. Käytännössä julkisuusperiaatteen toteuttaminen varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa merkitsee sitä, että jokaiselle, myös ulkopuoliselle, on hänen pyynnöstään annettava tieto julkisesta asiakirjasta. 

Kaikki varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakirjat eivät kuitenkaan ole julkisia. Varhaiskasvatuslaki (13.7.2018/540) sisältää säännöksiä salassapidosta, jonka lisäksi sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).  Varhaiskasvatuksen asiakkuus itsessään ei ole salassa pidettävä tieto. Sen sijaan esimerkiksi lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on salassa pidettävä varhaiskasvatuslain 40 §:n nojalla.

Vanhemmalla tai muulla huoltajalla on oman lapsensa asiassa pääsääntöisesti oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä asiakirjoista. Huoltajalle tuleekin antaa tietoa lasta koskevien asioiden käsittelystä, tietojen saannista ja niiden luovuttamisesta sekä salassapidosta. Lisäksi varhaiskasvatuslaissa, esiopetuksen osalta perusopetuslaissa sekä oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa säädetään salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta tietyissä tilanteissa. Lapsen siirtyessä varhaiskasvatuksesta esiopetukseen tai toiselle varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjälle tai esiopetuksesta perusopetukseen sekä monialaista yhteistyötä tehtäessä tulee noudattaa näitä salassapitoa ja tietojen luovuttamista koskevia säännöksiä.

Myös yksityisen palveluntuottajan järjestämässä tai tuottamassa varhaiskasvatuksessa sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, jossa säädetään salassapidosta ja asianosaisen tiedonsaantioikeudesta sekä tiedon luovuttamisesta salassa pidettävistä asiakirjoista.

Kunnan hankkiessa esiopetuspalvelut yksityiseltä palvelun tuottajalta, kunta vastaa siitä, että palvelut järjestetään perusopetuslain mukaisesti. Yksityisen palveluntuottajan järjestämässä esiopetuksessa tulee siten noudattaa perusopetuslain ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain salassapitoa koskevia säännöksiä. 

Tälle sivulle on koottu ohjeistusta salassapitoon, tietosuojaan ja tiedon säilyttämiseen liittyen.

Mikä on salassa pidettävää varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa?

Varhaiskasvatuksessa salassa pidettävää on ainakin:

  • Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
  • Lapsen tuen tarve, tukitoimet ja tukea koskevat hallintopäätökset
  • Terveyttä, varallisuutta tai henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot (julkisuuslaki 24 §)

Esiopetuksessa salassa pidettävää on ainakin: 

  • Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma/henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma
  • Lapsen tuen tarve, tukitoimet ja tukea koskevat hallintopäätökset
  • Lapsen opiskeluhuoltokertomus
  • Terveyttä, varallisuutta tai henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot (julkisuuslaki 24 §)

Nämä salassapitovelvoitteet koskevat sekä yksityisiä että julkisia varhaiskasvatuspalvelujen ja esiopetuksen järjestäjiä. 

Mitä tietoa, miten ja kenelle voidaan luovuttaa varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa?

Varhaiskasvatuslain mukaan lapsen varhaiskasvatuksesta vastaavilla henkilöillä ja tuen tarpeen, tukitoimenpiteiden tai niiden toteuttamisen arviointiin osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä varhaiskasvatuksen järjestäjälle ja tuottajalle sellaiset tiedot, jotka ovat varhaiskasvatuksen järjestämisen, tuottamisen ja tuen arvioinnin kannalta välttämättömiä. Tietojen luovuttamisen tavoitteena on turvata lapsen edun mukaisen varhaiskasvatuksen toteutuminen. Tietojen saamista ja luovuttamista koskeva säännös koskee myös tilanteita, joissa lapsi siirtyy kunnan tai yksityisen palveluntuottajan järjestämästä varhaiskasvatuksesta toisen kunnan tai palveluntuottajan järjestämään varhaiskasvatukseen tai joissa varhaiskasvatuksesta siirrytään esiopetukseen tai perusopetukseen.

Varhaiskasvatuksen järjestäjä päättää varhaiskasvatuksen salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen ja vaihtamiseen liittyvät käytännöt. Varhaiskasvatuksen järjestäjä luo myös yhteistyön rakenteet ja tiedon luovuttamisen käytännöt, joiden avulla tiedonsiirto kotoa varhaiskasvatukseen, varhaiskasvatuksen aikana sekä varhaiskasvatuksesta esiopetukseen ja sieltä perusopetukseen ovat mahdollisimman sujuvia. Siirtymävaiheissa tehdään huoltajan kanssa yhteistyötä lapsen edun mukaisesti. Tietojen luovuttamisessa voidaan hyödyntää varhaiskasvatuksen aikana koottuja dokumentteja, joissa kuvataan lapsen kehitystä ja oppimista, sekä lapselle laadittua varhaiskasvatussuunnitelmaa. 

Esiopetuksessa lapsen opiskeluhuoltotyöhön osallistuvilla on salassapidon estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä lapsen opettajalle, päiväkodin johtajalle tai rehtorille ja tämän lain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle lapsen opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Lapsen huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja pyytää myös muilta tahoilta. Esiopetukseen osallistuvan lapsen siirtyessä toisen opetuksen järjestäjän esiopetukseen tai perusopetukseen, on aikaisemman opetuksen järjestäjän salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä.

Mitä tietoa lapsen vasuun tai muihin pedagogisiin asiakirjoihin saa kirjata?

Lapsen vasuun kirjataan, miten suunnitelmallista ja tavoitteellista kasvatusta, opetusta ja hoitoa toteutetaan kunkin lapsen kohdalla varhaiskasvatuksessa inklusiivisten periaatteiden mukaisesti. Siten lapsen vasuun kirjataan lapsen vahvuudet, kiinnostuksen kohteet, yksilölliset tarpeet sekä asetetaan tavoitteet henkilöstön pedagogiselle toiminnalle. Lapsen vasuun kirjataan myös lapsen mahdollinen kehityksen, oppimisen ja hyvinvoinnin tuki, sen toteuttaminen sekä tuen vaikuttavuuden ja tuen muotojen ja/tukipalveluiden toteutumisen arviointi.

Jos lapsella on jokin pitkäaikainen sairaus, joka vaatii lääkehoitoa, laaditaan hänelle terveydenhuollossa lääkehoitosuunnitelma. Siltä osin kuin lääkehoitosuunnitelmaan sisältyvät tiedot ovat välttämättömiä lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, kirjataan ne lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaan. Jos jollain muulla asialla kuten pakolaistaustalla tai katsomuksellisella taustalla on merkitystä lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, kirjataan ne varhaiskasvatussuunnitelmaan, mutta nämä eivät ole tietoja, jotka kirjataan automaattisesti.

Suositus on, että diagnoosia ei kirjoiteta lapsen pedagogisiin asiakirjoihin. Diagnoosin kirjaaminen ei ole kiellettyä, mutta diagnoosit ja terveystiedot ovat salassa pidettävää tietoa, ja näiden tietojen käsittely edellyttää erityistä huolellisuutta. Lapsen kuntoutuksen järjestämistä koskevia tietoja voi kirjata pedagogiseen asiakirjaan, mikäli se on lapsen varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestämisen kannalta tarpeellista.

Monialaisessa yhteistyössä sovitut yhteistyötavat ja vastuut voidaan kirjoittaa lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaan. Kirjattaviin asioihin voivat sisältyä esimerkiksi kuljetusten järjestelyt ja vastuut sekä sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muiden tarvittavien asiantuntijoiden antama ohjaus ja konsultaatio. Lisäksi lapsen vasuun kirjataan monialaisten toimijoiden organisaatiot, nimet ja yhteystiedot.

Sen sijaan esiopetukseen osallistuvan lapsen yksilökohtaista opiskeluhuoltoa koskevia asioita ei saa kirjoittaa pedagogisiin asiakirjoihin, vaan pedagogisista asiakirjoista voi käydä ilmi vain se, että lapsi on ohjattu opiskeluhuollon palveluiden piiriin. 

Kuka on oikeutettu lukemaan lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa tai muulla tavoin käsittelemään lasta koskevaa tietoa?

Varhaiskasvatuksen henkilöstöllä on oikeus lapsen varhaiskasvatussuunnitelman tietoihin, joita työtehtävien hoitaminen edellyttää. Tämä koskee myös muun muassa varhaiskasvatuksen supistetun toiminnan aikaa kuten kesäajan toimintaa. Käytännössä voidaan rajata luettavaksi vain se tieto, jonka henkilö tehtävänsä hoitamiseksi tarvitsee. Myös opiskelija voi tarvita harjoittelussaan tietoa lapsen varhaiskasvatussuunnitelmasta. On hyvä muistaa, että salassapitovelvollisuus jatkuu senkin jälkeen, kun harjoittelu tai työsuhde on päättynyt.

Varhaiskasvatuksen järjestäjä päättää paikallisesti toimintatavat.

Annetaanko alkuperäinen lapsen vasu/esiopetuksen oppimissuunnitelma vanhempien mukaan, kun toimintakausi päättyy tai lapsi päättää varhaiskasvatuksessa?

Alkuperäinen lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja esiopetuksen oppimissuunnitelma säilytetään varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjällä ja vanhemmille voidaan antaa siitä kappale. Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjä antaa henkilöstölle tarkemmat toimintaohjeet asiassa.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämätöntä tietoa voidaan luovuttaa toiselle järjestäjälle luovuttamalla lapselle laadittu henkilökohtainen suunnitelma kokonaan tai osittain. Jos suunnitelma sisältää sellaista tietoa, joka ei ole välttämätöntä lapsen varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestämiseksi, tulee se antaa vain niiltä osin, joista käy ilmi välttämättömät tiedot.

Tietojen luovutuksesta varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjä kirjaa merkinnän, milloin ja kenelle tietoa on luovutettu.

Takaisin ylös

Mitkä dokumentit pitää arkistoida ja kuinka kauan?

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja. Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma on määräaikaisesti säilytettävä. Jos lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma on yhdistetty, on asiakirja pysyvästi säilytettävä.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjillä, niin julkisilla kuin yksityisillä, tulee olla arkistonmuodostussuunnitelma, jossa määritellään, mitä asiakirjoja säilytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Varhaiskasvatuksen asiakirjojen säilytysaikoja säätelee kansallisarkiston päätös 2.1.2019 (KA/13089/07.01.01.03.01/2018).

Muodostuuko henkilöstön tekemistä muistiinpanoista salassa pidettävä asiakirja?

Henkilökunnan tekemät muistiinpanot eivät ole viranomaisen asiakirjoja riippumatta siitä, missä muodossa ne on laadittu. Samoin sisäistä työskentelyä varten laaditut asiakirjat kuten muistiot tai työpaperit eivät ole lain tarkoittamia julkisia viranomaisen asiakirjoja. Muistiot ja työpaperit voivat koskea esimerkiksi toiminnan suunnittelua. Tästä huolimatta suositeltavaa on, ettei salassa pidettävää tietoa kirjata näihin asiakirjoihin.

Minkälaisia ilmoitusvelvollisuuksia varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen henkilöstöllä on?

Salassapidon estämättä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen henkilöstöllä on velvollisuus tehdä:

  • Lastensuojeluilmoitus, jos ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää lastensuojelun tarpeen selvittämistä;
  • Ilmoitus sekä poliisiin että lastensuojeluun, jos on tehtävässään saanut tiedon, jonka perusteella syytä epäillä lapseen kohdistuvaa seksuaalirikosta tai tiettyjä henkeen tai terveyteen kohdistuvia rikoksia;
  • Lisäksi oikeus ilmoittaa poliisisille, jos on tehtävässään saanut tietoja, joiden perusteella on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan kohteeksi.

Lastensuojeluun ja poliisiin voi olla aina yhteydessä ilman nimiä ja konsultoida heitä.

Ilmoitusvelvollisuus on kaikilla varhaiskasvatuksen henkilökuntaan kuuluvilla.

Mitä tarkoitetaan varhaiskasvatuksen henkilökunnan ilmoitusvelvollisuudella?

Varhaiskasvatuslain mukaan varhaiskasvatuksen työ- tai virkasuhteisen henkilön on ilmoitettava viipymättä varhaiskasvatuksen toimipaikan toiminnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan lapsen varhaiskasvatuksen toteuttamisessa tässä laissa säädetyn mukaisesti. Ilmoitus tulee tehdä kirjallisesti. Ilmoituksen vastaanottaneen henkilön on ilmoitettava asiasta varhaiskasvatuksen johtavalle viranhaltijalle.

Miten salassa pidettäviä lapsen terveyttä ja yksityiselämää koskevia tietoja käsitellään päivittäisessä toiminnassa?

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen päivittäisessä toiminnassa henkilökunta tarvitsee tietoja esimerkiksi lapsen ruokavaliosta, allergioista tai kenelle lapsen saa luovuttaa. Nämä yksityiselämää ja terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä siksi voi pitää yleisesti nähtävillä päiväkodin tiloissa.   

Lapsen henkilötiedot kuten nimi, syntymäaika ja osoite eivät ole salassa pidettäviä muuten kuin siinä tilanteessa, että lapsella on turvakielto. Esimerkiksi lasten nimet voivat olla näkyvillä päiväkodin käytävällä tai eteisessä. Sama koskee syntymäaikaa. 

Mitä pedagogisessa dokumentoinnissa pitää ottaa huomioon?

Pedagogisesta dokumentoinnista syntyy lapsiryhmässä otettuja kuvia ja/tai lasta koskevaa muuta materiaalia niin digitaalisen kuin paperisena. Mitä näille tehdään, kun toimintakausi päättyy tai kun kyseisen ryhmän lapset ovat päättäneet varhaiskasvatuksessa tai esiopetuksessa?

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjä määrittelee toimintatavat pedagogisesta dokumentoinnista. Lähtökohtana on se, että kun lapsi päättää varhaiskasvatuksessa tai esiopetuksessa, lapsen kuvat ja/tai lasta koskevaa muuta materiaalia (esim. Lapsen haastattelu, sadutukset) annetaan joko huoltajille taikka ne hävitetään.

Onko lapsen kasvun kansio tai digitaalinen portfolio salassa pidettävää ja miten kauan sitä säilytetään?

Varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjä määrittelee toimintatavat kasvun kansion tai digitaalisen portfolion käsittelystä. Lähtökohtaisesti kasvun kansion ja digitaalisen portfolion ei tule sisältää salassa pidettävää tietoa. Vaikka sisältö ei olisi salassa pidettävää, tulee käsittelyssä ottaa huomioon lapsen henkilötietojen käsittely eikä asiakirjoja voida siksi vapaasti jakaa esim. sosiaalisessa mediassa.

Paikallisessa arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellään myös näiden pedagogisten dokumenttien säilytystapa ja -aika. 

Voiko varhaiskasvatuksessa tai esiopetuksessa perustaa ryhmälle sosiaalisen median sivuston esim. Facebook-sivut?

Henkilöstön tulee toimia varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjän sosiaalista mediaa koskevien toimintaohjeiden mukaisesti. Henkilöstön ei tule ilman varhaiskasvatuksen järjestäjän tai esihenkilön lupaa perustaa esimerkiksi Facebook tai whatsapp -ryhmiä huoltajille.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjä vastaa siitä, että sovelluksia käytettäessä toimitaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Lapsista otetaan kuvia ja videoita päiväkodeissa, mitkä ovat lupakäytännöt?

Kuvaaminen ja kuvan jakaminen ovat kaksi eri asiaa. Jos kuvaaminen on pedagogisesti perusteltua ja kuuluu toimintaan, sitä voidaan lähtökohtaisesti tehdä, mutta huoltajille tulee kertoa asiasta. Tällöin kuvia/videoita voi käyttää vain varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestämistä varten. Niitä ei voi jakaa tai käyttää muulla tavoin. Mikäli kuvia halutaan jakaa tai muuten julkaista, tulee siihen saada huoltajien ja lapsen suostumus.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjät vastaavat toimintakäytännöistä (esim. millä työvälineillä kuvia otetaan, minne ne tallennetaan jne.).

Täytyykö lapselta olla lupa piirustuksesta otetun valokuvan julkaisuun tai piirustuksen muuhun käyttöön esim. blogissa?

Mikäli lasten piirustuksia tai muita tuotoksia halutaan jakaa ja muuten julkaista, tulee siihen saada huoltajien ja lapsen lupa.

Tekijänoikeuksiin ja digilupiin liittyvät asiat varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa

Opetushallitus neuvottelee Kopioston kanssa keskitetysti oppilaitosluvat kopiointiin ja digitaaliseen käyttöön. Nämä luvat koskevat varhaiskasvatusta ja esiopetusta. 

Kenelle voidaan myöntää käyttöoikeus koulutuksen järjtestäjän tietojärjestelmään oppilas- ja opiskelijahuoltolain 20 pykälän 3 momentin edellyttämien kirjausten tekemiseksi opiskeluhuoltokertomukseen?

Kun opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia opiskeluhuoltokertomukseen, jotka tallennetaan opiskeluhuoltorekisteriin.

Koulutuksen järjestäjä vastaa tietojärjestelmästä, jossa opiskeluhuoltorekisterin tietoja käsitellään, joten koulutuksen järjestäjän tehtävänä on määritellä tarvittavat käyttöoikeudet asiantuntijaryhmän jäsenille. Käyttöoikeudet on määriteltävä käyttäjän tehtäviin liittyvien käyttötarpeiden mukaan, ja ne on pidettävä ajantasaisina. Käytöstä on kerättävä tarpeelliset lokitiedot. Koulutuksen järjestäjän on huomioitava myös muussa lainsäädännössä asetetut vaatimukset käsittelyn turvallisuudelle ja käyttäjien tunnistamiselle. Näitä vaatimuksia sisältyy muun muassa tietosuoja-asetukseen, tiedonhallintalakiin sekä digipalvelulakiin.

Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiseen ja sen kokoonpanoon vaaditaan opiskelijan (tai tilanteen mukaan hänen huoltajansa) suostumus, joten koulutuksen järjestäjän on määriteltävä ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin opiskelijakohtaisesti ja suostumusta noudattaen. Jos suostumus perutaan esimerkiksi tietyn ryhmän jäsenen osalta, hänen käyttöoikeutensa opiskeluhuoltorekisteriin on poistettava. Käyttöoikeudet poistetaan myös silloin, kun asiantuntijaryhmä ei enää työskentele. Jos ryhmään tulee uusi jäsen suostumuksen perusteella, hänelle annetaan käyttöoikeus rekisteriin. Asiantuntijaryhmään mahdollisesti osallistuville, oppilaitoksen ulkopuolisille asiantuntijoille tai opiskelijan läheisille ei kuitenkaan voida antaa käyttöoikeuksia opiskeluhuoltorekisteriin.

Avainsanat: Oppilas- ja opiskelijahuolto Ammatillinen koulutus Esiopetus Lukiokoulutus Perusopetus Tutkintokoulutukseen valmentava koulutus Vapaa sivistystyö

Opiskelija voi pyytää saada tietoa koulutuksen järjestäjän asiakirjoista julkisuuslain nojalla. Tällöin koulutuksen järjestäjän tulee arvioida, onko opiskelijalla oikeus pyytämiinsä tietoihin julkisuuslain 11 §:n asianosaisen tiedonsaantioikeuden perusteella. Opiskelija voi pyytää tietoja myös 12 §:n nojalla, jonka mukaan jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista. Näihin oikeuksiin on säädetty joitakin rajoituksia. Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella, tämän edustajalla tai avustajalla ei ole edellä mainittua oikeutta esimerkiksi silloin, jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua, lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua.

Opiskelijalla voi myös olla tietosuojalainsäädännön mukaan oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on opiskeluhuoltokertomukseen kirjattu sekä oikeus tutustua näihin tietoihin. Kyse on rekisteröidyn oikeudesta saada pääsy omiin tietoihinsa, jota voidaan rajoittaa vain laissa erikseen määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi tietosuojalain 34 §:n 1 momentin mukaan rekisteröidyllä ei ole oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin muun muassa silloin, kun tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille. 

Opiskelijan huoltajalla on vastaavat oikeudet itseään koskevien tietojen osalta sekä ei-päätöskykyiseksi todetun alaikäisen lapsensa tietojen osalta. Huoltajan pyyntöjä käsitellessä onkin tärkeää tunnistaa, onko huoltaja esittänyt pyynnön opiskelijan puolesta tämän laillisena edustajana, vai haluaako huoltaja käyttää itselleen kuuluvia oikeuksia. Lisäksi koulutuksen järjestäjän on tarkistettava, onko huoltajalla oikeus kaikkiin pyytämiinsä tietoihin. Huoltajalla ei esimerkiksi ole oikeutta opiskelijaa koskeviin tietoihin, jos alaikäinen opiskelija on pätevästi kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen oppilas- ja opiskelijahuoltolain 18 §:n mukaisesti tai jos tietojen antaminen on esimerkiksi julkisuuslain 11 §:n 2 momentin 1 kohdan perusteella vastoin lapsen etua. Arvion alaikäisen päätöskyvystä tekee opiskeluhuoltopalveluissa työskentelevä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö. Arvion lapsen edusta julkisuuslaissa tarkoitetulla tavalla tekee koulutuksen järjestäjä.

Rekisteröidyn oikeuksia ja niiden toteuttamista on käsitelty tarkemmin OPH:n tietosuojaoppaassa (ks. linkki alla). Tietojen luovuttamista julkisuuslain nojalla on käsitelty tarkemmin OPH:n Julkisuus- ja tiedonhallinta opetustoimessa -oppaassa (ks. linkki alla).

Vastaa

Vieritä ylös